εїз_Dandelion_εїз
Những điểm lưu ý và các mẫu câu thường dùng khi dự một buổi họp sử dụng tiếng Anh để trao đổi.
Khi các buổi họp buộc giao tiếp bằng tiếng Anh bạn có thể gặp một hoặc những vấn đề sau:
- không thể diễn đạt rõ ràng và chính xác ý kiến cần nói
- không thể cắt ngang những người khác để đưa ra một vấn đề
- không thể ngăn người khác cắt ngang lời nói của mình
- không thể hiểu những gì người khác nói - đặc biệt là khi họ nói đùa, lạc đề, hoặc nói quá nhanh
- không thể hiểu các vấn đề hành động là gì- và những gì bạn đang dự định sẽ làm
- không thể tập trung một khoảng thời gian dài trong các cuộc thảo luận chi tiết phức tạp
- ngại ngùng ( không sẵn sàng để bắt đầu một cuộc thảo luận, ngay cả khi bạn có rất nhiều điều để nói)
Nguyên nhân xảy ra những vấn đề này có thể do cuộc họp thiếu tổ chức hoặc thiếu trọng tâm và mục tiêu rõ ràng. Đôi khi chủ tọa không thể điều khiển cuộc họp để đảm bảo về mặt thời gian và việc mọi người có thể nắm bắt được các vấn đề đã được nêu ra. Để khắc phục những điều này cần thiết lập một giới hạn về thời gian thích hợp, có một chương trình nghị sự rõ rằng, và có biện pháp ngăn chặn sự làm gián đoạn và gây rối loạn.
Tuy nhiên, các đại biểu tham gia cuộc họp cũng có nghĩa vụ tôn trọng thời gian của người khác, có sự đóng góp tích cực và thích hợp, và phải chuẩn bị tốt. Đây là một số mẹo giúp bạn tránh những vấn đề phổ biến nhất trong các cuộc họp - và để giúp bạn tận dụng tối đa các buổi họp.
1. Agenda (chương trình nghị sự)
Hãy chắc chắn rằng bạn có nhiều thời gian để đọc bản sao chương trình họp trước khi cuộc họp bắt đầu. Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị và chắc chắn rằng bạn đã nắm mọi vấn đề hành động trước đó. Đọc được chương trình nghị sự trước có nghĩa là bạn có thể hiểu những gì bạn muốn nói, và ghi chú về cách truyền đạt nó. Bạn cũng có thể nghĩ về các câu hỏi mà mọi người có thể hỏi bạn, và chuẩn bị câu trả lời có thể.
2. Make sure the chair can see you during the meeting. (Hãy chắc rằng chủ tọa có thể nhìn thấy bạn trong cuộc họp.)
- Hãy nhìn thẳng vào chủ tọa để họ có thể biết những vấn đề mà bạn chưa hiểu. Hãy chuẩn bị để hỏi cho rõ nếu cần thiết. Sử dụng các cụm từ như:
ü Would you mind clarifying this point?
Ông có thể làm rõ vấn đề này?
ü Sorry, but could you outline the main points again?
Xin lỗi, nhưng ông có thể phác thảo những điểm chính một lần nữa?
ü I'm not sure I understood your point about…
Tôi không chắc là tôi hiểu quan điểm của ông về...
ü Sorry, could you repeat that please?
Xin lỗi, ông có thể vui lòng lặp lại điều đó được không?
- Bạn cũng có thể yêu cầu chủ tọa tổng kết cuộc thảo luận hoặc cung cấp thêm thông tin:
ü Can you summarise the main points for me please?
Ông có thể vui lòng tóm tắt những điểm chính cho tôi được không?
ü Can you go into further detail on this please?
Ông có thể vui lòng cho biết thêm chi tiết về vấn đề này được không?
ü I'm not sure if I've fully understood the main points here…
Tôi không chắc là tôi đã hiểu rõ các vấn đề chính ở đây...
3. Learn how to handle interruptions (Học cách xử lý sự làm gián đoạn)
Một trong những cách hiệu quả nhất để cắt ngang một người nào đó là tiếp tục nhìn thẳng vào họ. Chờ cho đến khi họ tự động ngừng lại và sau đó bạn sẽ dùng một trong những cụm từ sau đây để nói ý kiến của mình:
ü Can I say something here?
Tôi có thể nói một chút ở đây không?
ü I'd like to make a point.
Tôi muốn nói một chi tiết.
Tôi có thể nói một chút ở đây không?
ü Could I interrupt you for a moment?
Tôi có thể cắt ngang lời ông một chút không?
ü May I just add something here?
Tôi có thể bổ sung một vài điều ở đây không?
ü Do you mind if I just come in here?
Ông có phiền nếu tôi nói một chút ở đây không?
ü While we're on the subject, I'd like to say…
Trong khi chúng ta đang bàn về đề tài này, tôi muốn nói...
- Nhưng nếu bạn muốn ngăn một người nào đó làm gián đoạn bạn, bạn có thể sử dụng những cụm từ như sau:
ü Actually, if you could just let me finish…
Thực tế, chỉ cần anh có thể để tôi nói xong...
ü Just let me finish, if you wouldn't mind…
Hãy để tôi nói xong, nếu ông không phiền...
ü Actually, I've nearly finished…
Thực ra tôi gần xong rồi…
4. Develop your note-taking skills (Phát triển kỹ năng ghi chú của bạn)
- Có thể sẽ khó khăn để hiểu ý người khác - đặc biệt là nếu họ nói quá nhanh, nói đùa, hoặc lạc đề. Ghi chú sẽ giúp bạn tập trung vào những ý tưởng và vấn đề chính, và gạt bỏ qua các thông tin ngoài lề. Chú ý vào các từ mang thông tin (danh từ, động từ, tính từ, trạng từ), và đừng quá lo về việc đúng ngữ pháp.
- Nếu không bắt kịp với cuộc thảo luận hãy đặt câu hỏi để làm rõ hoặc yêu cầu tóm tắt lại. Bạn có thể sử dụng những mẫu sau:
ü Could you summarise the main points of this discussion, please?
Ông có thể vui lòng tóm tắt những điểm chính của cuộc thảo luận này?
ü Would you mind summing up what you've just said?
Phiền ông tổng hợp lại những gì ông vừa nói được không?
ü So, in a nutshell, what you're saying is….. (and let someone come in and itemize the main points)
Vì vậy, tóm lại, ông đang nói là.... (và để người khác nói và ghi lại những điểm chính)
5. Mẹo vặt
Nếu là một người nhút nhát, thì có thể sẽ khó nói chuyện tự tin trước đám đông. Tuy nhiên bạn có thể áp dụng những mẹo sau để có thể tự tin tham dự một cuộc họp và đưa ra những ý kiến của mình:
ü Chuẩn bị trước những gì muốn nói để không quên bất cứ điều gì quan trọng
ü Thực hành trước gương một ngày trước đó
ü Ghi chú lại những gì muốn nói
ü Tìm những cụm từ có thể dùng để đưa ra những quan điểm của mình
ü Chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi có thể người ta sẽ hỏi
ü Nhớ giao tiếp bằng mắt khi trình bày
ü Hãy nhớ những ngôn ngữ cơ thể quan trọng: gật đầu đồng ý, cau mày nếu không hiểu, và đừng quên mỉm cười.
ü Yêu cầu sự giúp đỡ của chủ tọa nếu cần
ü Kiểm tra và xác nhận lại những thông tin quan trọng với những người tham dự cuộc họp khác