Trần Đình Quốc
Viết thư bằng tiếng Anh
- Trước khi viết cần tự trả lời những câu hỏi như "viết để làm gì?", "viết cho ai?". Một khi xác định được mục đích của văn bản (viết để làm gì?) cũng như hiểu rõ trình độ người đọc văn bản (viết cho ai?), bạn sẽ dễ dàng chọn được từ ngữ và hình thức viết phù hợp nhất.
- Ngoài ra, hãy lập dàn ý trước khi viết. Một dàn ý tốt sẽ giúp bạn tập trung viết được rõ ràng và không bị lặp ý. Chỉ cần điểm qua một vài ý và sắp xếp một cách logic trong dàn ý của bạn. Cần nhớ rằng, tiếng Anh không như tiếng Việt, mỗi đoạn văn không nên quá dài. Một số thể loại văn viết, ví dụ như e-mail, một đoạn văn có thể chỉ là một câu.
Viết cái gì?
- Hãy nêu lý do bạn viết trong câu đầu tiên bằng cách sử dụng những cụm như "I am writing to enquire about …". Nếu viết thư trả lời cho ai đó, bạn có thể viết "Thank you for your e-mail."
- Sử dụng lời chào và kết thúc theo đúng chuẩn. Ví dụ: Với hầu hết các bức thư, lời mở đầu thường là "Dear Mr. X" hay "Dear Ms. X" và kết thúc bằng "Yours sincerely" (cách viết của người Mỹ: Sincerely yours). Đối với những người có mối quan hệ thân thiết, có thể mở đầu lá thư bằng "Dear (tên)" và kết thúc bằng "Best wishes", "Kind regards", "Thanks" hay "Cheers". Một số cách diễn đạt thường gặp khi kết thúc một bức thư: "Please do not hesitate to contact me if I can be of further assistance." hay "Many thanks for your help."
- Viết ngày tháng ở dạng đầy đủ: "9 October 2009" hay "October 9, 2009". Bởi nếu bạn chỉ viết tắt là 09/10/2009 thì người Anh có thể hiểu là ngày 9 tháng 10 năm 2009 nhưng người Mỹ sẽ hiểu thành ngày 10 tháng 9 năm 2009.
Một vài lời khuyên khi viết thư:
ü Không nên dùng quá nhiều các thuật ngữ chuyên môn và cách diễn đạt phức tạp
ü Sử dụng những từ nối như "and", "but, "therefore". "however" để tạo ra sự liên kết ý và câu
ü Cẩn thận với những 'từ quan hệ' (referring words) như "this" hay "it". Hãy chắc chắn rằng chúng ám chỉ đúng từ hay cụm từ mà bạn muốn nhắc tới.
ü Sử dụng từ ngữ chính xác
ü Đặt câu theo trật tự sau:
| Chủ ngữ (Subject) Who | Động từ (Verb) Does | Tân ngữ (Object) What | Phương thức (Manner) How | Địa điểm (Place) Where | Thời gian (Time) When |
Ví dụ:
"Please could you send us the confirmation as quickly as possible."
"The Managing Director will visit the factory on Monday 10 July at 10 am."
ü Kiểm tra kỹ những gì bạn viết: sử dụng máy tính để sửa lỗi chính tả, tự sửa các lỗi ngữ pháp, loại bỏ những từ và cụm không cần thiết
ü Tránh dùng những từ cổ như "hereby", "herewith" hay "above-mentioned"
ü Đọc to những gì bạn đã viết để chắc chắn rằng văn bản dễ đọc, các câu không quá dài, và đánh dấu câu đã hoàn toàn chính xác
ü Nhờ ai đó kiểm tra lại bài viết cho bạn: người khác sẽ nhận ra những điểm không rõ ràng hoặc lỗi sai dễ dàng hơn
Sưu tầm